Khi một silo ngừng xả hàng, áp lực phải hành động nhanh chóng là rất lớn. Sản xuất đang giảm. Người quản lý bảo trì đang nhận được cuộc gọi từ bộ phận vận hành. Người quản lý nhà máy muốn biết khi nào quy trình sẽ tiếp tục. Trong môi trường này, phản ứng tự nhiên là gọi cho nhà thầu đầu tiên, người trả lời điện thoại và chấp nhận bất kỳ giải pháp nào họ đưa ra.
Đây là một sai lầm.
Sự khác biệt giữa một nhà thầu vệ sinh silo tốt và một nhà thầu kém có thể được đo lường bằng số ngày ngừng hoạt động, hàng nghìn đô la chi phí không cần thiết và quan trọng nhất là sự an toàn của công nhân vào silo. Tuy nhiên, hầu hết các nhà quản lý nhà máy không bao giờ đặt những câu hỏi có tính hệ thống trước khi tuyển dụng. Họ dựa vào các mối quan hệ, thành tích trong quá khứ hoặc đơn giản là bất cứ ai sẵn sàng.
Bài viết này đưa ra bảy câu hỏi mà mọi người quản lý nhà máy nên hỏi trước khi thuê nhà thầu làm sạch silo. Các câu hỏi tập trung vào các sự kiện có thể kiểm chứng được, không phải các tuyên bố tiếp thị. Câu trả lời sẽ tách biệt những nhà thầu làm công việc chuyên môn với những người chỉ đơn giản đưa người vào hố bằng xẻng.
Chương một: Thủ tục vào không gian hạn chế của bạn là gì?
Đây là câu hỏi quan trọng nhất. Câu trả lời tiết lộ liệu nhà thầu có hiểu các yêu cầu pháp lý và thực hành an toàn chi phối công việc trong không gian hạn chế hay không.
Nhà thầu chuyên nghiệp sẽ mô tả một quy trình được ghi lại bằng văn bản bao gồm kiểm tra không khí trước khi vào, giám sát liên tục trong khi vào, thông gió cưỡng bức, hệ thống thu hồi, nhân viên cứu hộ dự phòng và các giao thức liên lạc. Họ sẽ nêu tên các tiêu chuẩn cụ thể mà họ tuân theo, chẳng hạn như OSHA hoặc các tiêu chuẩn tương đương ở địa phương. Họ sẽ đề nghị cung cấp các thủ tục bằng văn bản để xem xét.
Một nhà thầu kém sẽ đưa ra những câu trả lời mơ hồ. Họ sẽ nói rằng chúng tôi đã làm việc này nhiều năm và chưa bao giờ gặp tai nạn. Họ sẽ gợi ý rằng thủ tục giấy tờ không cần thiết cho một công việc nhanh chóng. Họ có thể không biết các quy định cụ thể áp dụng cho cơ sở của bạn.
Câu hỏi tiếp theo cũng quan trọng không kém. Yêu cầu xem giấy phép vào không gian hạn chế gần đây mà nhà thầu đã hoàn thành cho một khách hàng khác. Một nhà thầu chuyên nghiệp sẽ có sẵn các ví dụ với tên khách hàng được biên tập lại. Một nhà thầu kém sẽ không làm vậy.
Cũng hỏi về hồ sơ đào tạo. Người giám sát đầu vào và người phục vụ của họ phải hoàn thành khóa đào tạo nào? Bao lâu thì đào tạo được làm mới? Các nhà thầu chuyên nghiệp lưu giữ hồ sơ đào tạo có thể được sản xuất theo yêu cầu.
Chương hai: Bạn sẽ sử dụng phương pháp nào và tại sao?
Các nhà thầu có quyền truy cập vào các phương pháp làm sạch khác nhau. Phương pháp này xác định thời gian thực hiện công việc, số người phải vào hầm chứa, lượng lao động chân tay cần thiết và rủi ro về an toàn.
Yêu cầu nhà thầu mô tả phương pháp được đề xuất của họ bằng các thuật ngữ cụ thể. Họ sẽ chỉ sử dụng dụng cụ cầm tay? Họ có mang theo các thiết bị chạy bằng điện như máy cắt khí nén hoặc búa điện không? Họ có quyền truy cập vào thiết bị vận hành từ xa có thể phá vỡ sự tích tụ mà không cần có người bên trong silo không? Họ sẽ sử dụng tia nước áp lực cao? Nếu vậy, họ sẽ quản lý lượng nước thêm vào silo như thế nào?
Phương pháp phải phù hợp với vật liệu và vấn đề. Dụng cụ cầm tay thích hợp cho những vật liệu rời rạc cần di chuyển. Máy cắt được cấp nguồn là cần thiết để tích tụ cứng. Phun nước có thể có hiệu quả đối với một số vật liệu nhưng tạo ra bùn cần được quản lý.
Hãy hỏi tại sao họ đề xuất phương pháp cụ thể này. Một nhà thầu giỏi sẽ giải thích lý do của họ về đặc tính vật liệu, hình dạng silo và độ an toàn. Một nhà thầu kém sẽ mô tả đơn giản những gì họ luôn làm.
Cũng hỏi về thời gian dự kiến. Silo sẽ ngoại tuyến trong bao nhiêu giờ? Có bao nhiêu công nhân sẽ ở bên trong cùng một lúc? Trình tự các bước từ thiết lập đến hoàn thành là gì? Các nhà thầu không thể trả lời những câu hỏi này đã không lập kế hoạch cho công việc một cách đầy đủ.
Chương Ba: Hồ sơ An toàn của Bạn là gì?
Hiệu suất an toàn trong quá khứ là yếu tố dự báo tốt nhất về hiệu suất an toàn trong tương lai. Yêu cầu con số cụ thể.
Tổng tỷ lệ sự cố được ghi nhận của nhà thầu trong ba năm qua là bao nhiêu? Tỷ lệ ngày đi xa của họ bị hạn chế hoặc chuyển nhượng là bao nhiêu? Họ đã gặp phải bao nhiêu sự cố liên quan đến việc xâm nhập vào không gian hạn chế? Họ đã bao giờ gặp trường hợp tử vong chưa?
Ở nhiều khu vực pháp lý, nhà thầu được yêu cầu báo cáo thông tin này. Ngay cả khi không bắt buộc, các nhà thầu chuyên nghiệp vẫn theo dõi hiệu quả hoạt động của chính họ và sẽ chia sẻ kết quả đó. Không nên thuê nhà thầu không thể hoặc sẽ không cung cấp hồ sơ an toàn.
Câu hỏi tiếp theo là về tình huống suýt trượt. Nhà thầu đã trải qua những sự kiện suýt xảy ra nào trong năm qua? Sự cố suýt xảy ra là những sự cố có thể gây thương tích nhưng thực tế đã không xảy ra. Các nhà thầu theo dõi và rút kinh nghiệm từ những tình huống suýt xảy ra tai nạn có văn hóa an toàn tốt hơn những nhà thầu chỉ ghi lại thương tích thực tế.
Hãy hỏi thêm về chính sách kiểm tra ma túy và rượu của họ. Các nhà thầu chuyên nghiệp làm việc trong các cơ sở công nghiệp thường có các chương trình thử nghiệm ngẫu nhiên. Họ sẽ cung cấp chính sách theo yêu cầu.
Chương 4: Bạn bảo vệ thiết bị và cấu trúc của tôi như thế nào?
Làm sạch silo là công việc mang tính phá hoại. Vật liệu bị hỏng, di chuyển và loại bỏ. Trong quá trình này, bản thân silo có thể bị hư hỏng. Lớp phủ tường có thể được cạo bỏ. Bê tông có thể bị sứt mẻ. Van xả có thể bị va đập. Cảm biến mức có thể bị hỏng.
Hãy hỏi nhà thầu cách họ ngăn ngừa thiệt hại này. Họ có sử dụng phản hồi lực trên thiết bị được hỗ trợ không? Họ có quy trình làm việc gần cảm biến và van không? Họ có kiểm tra silo trước và sau khi vệ sinh để ghi lại tình trạng hiện tại và những hư hỏng mới không?
Các nhà thầu chuyên nghiệp sẽ mô tả các cách thực hành cụ thể. Họ có thể sử dụng tấm bảo vệ cao su trên các dụng cụ ngắt. Họ có thể yêu cầu tránh một số khu vực nhất định. Họ sẽ chụp ảnh cơ bản trước khi bắt đầu công việc để xác định thiệt hại một cách chính xác.
Một câu hỏi liên quan là về sự sạch sẽ. Sau khi vệ sinh xong, silo sẽ ở tình trạng như thế nào? Liệu tất cả các vật liệu lỏng lẻo sẽ được loại bỏ? Các bức tường sẽ không bị tích tụ có thể sụp đổ sau này? Hệ thống xả có được kiểm tra trước khi silo được đưa trở lại hoạt động không?
Các nhà thầu gấp rút hoàn thành có thể để lại silo trong tình trạng dẫn đến hỏng hóc khác trong vòng vài ngày hoặc vài tuần. Một nhà thầu kỹ lưỡng sẽ để silo sẵn sàng hoạt động bình thường.
Chương Năm: Toàn bộ chi phí, không chỉ là báo giá là gì?
Báo giá của nhà thầu rất khác nhau về nội dung chúng bao gồm. Một số trích dẫn chỉ bao gồm lao động. Những thứ khác bao gồm thiết bị, chuẩn bị an toàn và xử lý. Một số báo giá là giá cố định. Những thứ khác là thời gian và vật liệu không có giới hạn trên.
Yêu cầu phân tích đầy đủ các chi phí. Những gì được bao gồm trong giá niêm yết? Những gì được loại trừ và sẽ được tính phí riêng? Có phí huy động không? Có mức phí tối thiểu bất kể công việc mất bao nhiêu thời gian không? Tỷ lệ hàng giờ cho thời gian bổ sung ngoài ước tính là bao nhiêu? Có hệ số nhân lãi suất vào cuối tuần hoặc ngày lễ không?
Cũng hỏi về việc xử lý. Ai chịu trách nhiệm di chuyển vật liệu từ silo đến điểm xử lý? Ai chịu trách nhiệm về phí xử lý? Nếu vật liệu nguy hiểm hoặc cần xử lý đặc biệt thì giá đó như thế nào?
Các nhà thầu chuyên nghiệp cung cấp các báo giá bằng văn bản nêu rõ những gì được bao gồm và những gì không. Họ trả lời các câu hỏi về giá cả mà không do dự. Các nhà thầu kém đưa ra những báo giá bằng miệng để chừa chỗ cho những khoản phí bất ngờ sau này.
Nguồn tranh chấp phổ biến nhất là định nghĩa về việc hoàn thành công việc. Hỏi cụ thể những điều kiện nào phải được đáp ứng để công việc được coi là hoàn thành. Silo có trống vào tường không? Có cần một tốc độ dòng chảy nhất định không? Nhà thầu có chịu trách nhiệm loại bỏ tất cả vật liệu kể cả cặn cứng gần cửa xả không? Định nghĩa rõ ràng ngăn chặn sự bất đồng.
Chương Sáu: Bạn có tài liệu tham khảo nào tôi có thể gọi không?
Tài liệu tham khảo là hình thức thẩm định đơn giản nhất. Tuy nhiên, nhiều quản lý nhà máy lại bỏ qua bước này vì vội vàng hoặc do đã sử dụng nhà thầu trước đó.
Hãy hỏi ba khách hàng gần đây có hình dạng và vật liệu silo tương tự với cơ sở của bạn. Gọi cho họ. Đặt câu hỏi cụ thể. Nhà thầu có đúng thời hạn không? Họ có hoàn thành công việc trong mức giá đã báo không? Silo có còn trong tình trạng tốt không? Có sự cố an toàn nào không? Bạn có thuê nhà thầu này nữa không?
Cũng hỏi về các vấn đề. Điều gì đã xảy ra và nhà thầu xử lý nó như thế nào? Nhà thầu nào cũng có lúc gặp vấn đề. Dấu hiệu của một người chuyên nghiệp là cách họ phản ứng khi mọi việc không diễn ra như kế hoạch.
Nếu nhà thầu không thể cung cấp tài liệu tham khảo thì đó chính là một câu trả lời. Các nhà thầu chuyên nghiệp duy trì mối quan hệ với khách hàng và luôn có thể cung cấp các tài liệu tham khảo gần đây.
Chương bảy: Kế hoạch dự phòng của bạn là gì?
Việc vệ sinh silo hiếm khi diễn ra đúng như kế hoạch. Vật liệu có thể khó hơn dự kiến. Thiết bị có thể bị hỏng. Thời tiết có thể ảnh hưởng đến silo ngoài trời. Một nhà thầu tốt có kế hoạch dự phòng cho những vấn đề thường gặp.
Hỏi điều gì sẽ xảy ra nếu vật liệu khó hơn dự kiến và công việc mất nhiều thời gian hơn. Thời gian bổ sung được định giá như thế nào? Có phương pháp thay thế nào có thể được triển khai? Quy trình thông báo vượt chi phí là gì?
Hỏi điều gì sẽ xảy ra nếu thiết bị bị lỗi. Nhà thầu có sẵn thiết bị dự phòng không? Thiết bị thay thế có thể được đưa đến địa điểm nhanh chóng như thế nào? Nhà thầu có được trang bị để sửa chữa thiết bị tại chỗ không?
Hỏi điều gì sẽ xảy ra nếu phát hiện ra vấn đề an toàn trong quá trình làm việc. Ai có quyền đình chỉ công việc? Những điều kiện nào sẽ kích hoạt lệnh dừng công việc? Công việc được bắt đầu lại như thế nào sau khi có lệnh dừng công việc?
Nhà thầu chuyên nghiệp có văn bản kế hoạch dự phòng. Họ đã suy nghĩ về các dạng thất bại thường gặp và chuẩn bị sẵn các phản ứng. Các nhà thầu kém cho rằng mọi thứ sẽ diễn ra suôn sẻ và ứng biến khi điều đó không xảy ra.
Chương 8: Dấu hiệu đỏ nên dừng quá trình tuyển dụng
Một số câu trả lời nhất định sẽ loại bỏ nhà thầu ngay lập tức bất kể giá cả hay tình trạng sẵn có.
Cờ đỏ đầu tiên gợi ý rằng các quy trình an toàn là tùy chọn hoặc có thể là lối tắt để tiết kiệm thời gian. Bất kỳ nhà thầu nào đề xuất bỏ qua việc giám sát khí quyển, thông gió hoặc dự phòng cứu hộ đều đang khiến nhân viên của bạn và chính họ gặp nguy hiểm. Đừng thuê họ.
Cờ đỏ thứ hai là không có khả năng cung cấp bằng chứng bảo hiểm. Các nhà thầu làm việc tại cơ sở của bạn phải có bảo hiểm trách nhiệm pháp lý và bảo hiểm bồi thường cho người lao động. Yêu cầu giấy chứng nhận bảo hiểm trước khi bắt đầu công việc. Xác minh rằng giới hạn bảo hiểm đáp ứng yêu cầu của bạn.
Cờ đỏ thứ ba là từ chối đưa báo giá bằng văn bản. Thỏa thuận miệng dẫn đến tranh chấp. Bất kỳ nhà thầu chuyên nghiệp nào cũng sẽ cung cấp báo giá bằng văn bản.
Cờ đỏ thứ tư là bạn chưa quen với tài liệu cụ thể của mình. Các vật liệu khác nhau hoạt động khác nhau. Nhà thầu xử lý xi măng giống như ngũ cốc hoặc hóa chất có thể sẽ sử dụng các phương pháp không phù hợp.
Cờ đỏ thứ năm là doanh thu cao trong đội của họ. Hỏi nhân viên chính của họ đã làm việc với công ty được bao lâu. Doanh thu cao cho thấy quản lý kém và chất lượng không nhất quán.
Chương Chín: Cách sử dụng những câu hỏi này trong thực tế
Việc đặt câu hỏi chỉ hữu ích nếu câu trả lời giúp đưa ra quyết định. Quá trình thực tế có ba bước.
Bước một là hỏi những câu hỏi này trước khi trường hợp khẩn cấp xảy ra. Phát triển mối quan hệ với hai hoặc ba nhà thầu đáp ứng tiêu chuẩn của bạn. Giữ thông tin liên lạc của họ và báo giá gần đây trong hồ sơ. Khi một silo bị hỏng, bạn đã biết phải gọi ai.
Bước hai là ghi lại các câu trả lời. Tạo một thẻ điểm đơn giản với bảy câu hỏi và đánh giá đạt hoặc không đạt cho mỗi câu hỏi. Những nhà thầu không đảm bảo an toàn, bảo hiểm hoặc từ chối cung cấp báo giá bằng văn bản sẽ bị loại bỏ bất kể các yếu tố khác.
Bước ba là xem lại các câu hỏi theo định kỳ. Nhà thầu thay đổi Hồ sơ an toàn của họ thay đổi. Nhân sự của họ thay đổi. Đánh giá hàng năm đảm bảo rằng các nhà thầu trong danh sách được phê duyệt của bạn vẫn đáp ứng các tiêu chuẩn của bạn.
Đối với các cơ sở quản lý nhiều hầm chứa, nỗ lực duy trì danh sách nhà thầu được phê duyệt sẽ mang lại hiệu quả nhanh chóng. Thời gian tiết kiệm được trong các trường hợp khẩn cấp, khi mỗi phút ngừng hoạt động đều tốn tiền, vượt xa thời gian dành cho việc đánh giá trước.
Phần kết luận
Thuê một nhà thầu làm sạch silo không phải là mua hàng hóa. Sự khác biệt về an toàn, chất lượng và chi phí giữa các nhà thầu là rất lớn. Việc đặt câu hỏi phù hợp trước khi xảy ra trường hợp khẩn cấp cho phép người quản lý nhà máy đưa ra quyết định sáng suốt thay vì đưa ra những quyết định tuyệt vọng.
Bảy câu hỏi trong bài viết này tập trung vào các sự kiện có thể kiểm chứng được. Thủ tục nhập cảnh của họ là gì? Họ sẽ sử dụng phương pháp nào? Hồ sơ an toàn của họ là gì? Họ bảo vệ thiết bị như thế nào? Chi phí đầy đủ là bao nhiêu? Bạn có thể gọi ai để tham khảo? Kế hoạch dự phòng của họ là gì?
Những nhà thầu trả lời những câu hỏi này một cách rõ ràng và chuyên nghiệp sẽ có giá trị trong danh sách được phê duyệt của bạn. Các nhà thầu trốn tránh, đưa ra những câu trả lời mơ hồ hoặc từ chối ghi lại các câu trả lời của họ đều không đáng gặp rủi ro.
Lần tiếp theo khi silo ngừng xả hàng, bạn sẽ phải chịu áp lực phải hành động nhanh chóng. Nhưng bạn cũng sẽ có một khuôn khổ để đưa ra quyết định đúng đắn. Một vài phút dành cho việc hỏi những câu hỏi này sẽ tiết kiệm được nhiều ngày ngừng hoạt động, hàng nghìn đô la cho các khoản phí không mong muốn và quan trọng nhất là ngăn ngừa rủi ro không cần thiết cho những công nhân vào hầm chứa của bạn.
